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PTAの連絡ツールにLINE公式を導入するメリット3選と開設時に確認すること

2020年7月20日

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PTAの連絡ツールにLINE公式を導入するメリット3選と開設時に確認すること

2020年7月20日

PTA事務局のLINE公式をつくったら

  • 日程の連絡を、速報でお知らせできる
  • 締切日も一斉アナウンスできる
  • 個人単位でなく、事務局アカウントとして引き継げる
今年度から「PTA事務局のLINE公式」を導入したら、想定よりもたくさんの方が登録してくれました!これからどのように活用していくか、登録方法と注意事項を交えながら、まとめますね。
まむさん

 

2020年コロナ禍でのPTA活動、みなさんの学校ではどのように計画をしていますか?

3密を避けるために、参観日やクラス懇談、運動会に学習発表会など、校内の行事に留まらず、修学旅行などの外での活動も大幅調整。日程も、その方法も学校独自のアイディアも盛り込みながら、少しずつ方針が決まってきていますね。

 

たけむ
こんにちは。このサイトの管理人の竹村です。パソコン講師として活動しています。娘の通う小学校では3年前からPTA事務局に携わっていて、今年は副会長2年目になります。

 

今年は、PTA活動も同様、新型コロナウイルスに配慮しながらの活動になりますね。私たちの学校では茶話会や懇親会は避け、密にならない「それ以外のこと」で活動することになりました。

活動中に困ることの1つが、事務局とクラス委員の連絡手段。

連絡手段の課題

  • 事務局とクラス委員のそれぞれが繋がると、担当者や委員さんとの連絡が行き違ってしまうことがある
  • 繋がっているようで、繋がっておらず、伝書鳩のように、人をかえしての連絡になってしまう

など、個人の繋がりをベースにすると、ややこしくなってしまう危険性がチラホラ。

今年度は学校で保護者同士が会う機会が、ほとんどないのです。

  • 参観日や懇談の実施が確実ではない
  • 学校で集まることを、極力避ける

となると、ますます事務局と各クラス委員のコミュニケーションが取りにくくなるで、「PTA事務局のLINE公式」を作ることにしました。

 

LINE公式とは

誰でも簡単に開設することができる

普段、私たちが最新情報や割引クーポンをGETするために、登録している「ユ〇クロ」や「ツ〇ハ」のLINE公式のシステムです。一般的に、企業のアカウントは「認証済みアカウント」が多く、私たち個人で運用する場合は「未認証アカウント」を利用し、メールアドレスがあれば、誰でも開設することができます。

 

PTA事務局の連絡ツールとしてLINE公式をつくったら

LINE公式への登録は、基本的にクラスや部の「長」だけでもOKとしたのですが、想定より多くの方に登録していただきました。日程が早くわかるなど、利点を感じてくれてのことだと思います。

 

 

PTA事務局の連絡ツールとしてLINE公式をつくったら日程の連絡を、速報でお知らせできる

今年度は日程があいまい。

これまで年間予定として年度初めに周知していた委員会などのPTA活動の日程ですが、今年度は確定できない日程がある(決まっているものも変更の可能性も十分にある)ため、決まり次第お知らせすることになりました。

今は、働きながら委員を引き受けてくれる保護者の方も多く、働いていなくても、習い事の都合や下のお子さんの都合などがあり、日程は早く知れるに越したことがない。と言う保護者の方も少なくありません。

LINE公式を導入することにより、取り急ぎ日程の連絡ができ、出欠については後日お便りを配付する。と言う【速報システム】が可能になりました。

 

 

PTA事務局の連絡ツールとしてLINE公式をつくったら締切日も一斉アナウンスできる

最初は学年、部からの質問用にと思って導入したのですが、締切りのお知らせにも、活用できますね!

今年度は活動が少ないので、締切も少ないですが、今年度の運用次第で、来年度以降も継続していきたいと思います。

 

\LINE公式は承認制ではないので、誰が登録したかわからない/

LINE公式への登録は、QRコードを配付し、目の前で登録をお願いしました。基本的に部外者は登録しない想定ですが、LINE公式の登録は承認制ではなく、仕組み上は誰でも登録でき、管理者側は登録した人の情報はわかりません。管理者側からの配信内容には【個人情報を避ける・学校内部の情報は含めない】など、配慮が必要です。

ココがポイント

個別メッセージをするために、主なコミュニケーションの相手となる「長」の方には、相手から一度メッセージをもらう必要があります。LINEの登録名がニックネームでどの学年の方は分からない場合が多いので、学年と役割をメッセージしてもらうとスムーズです。

 

 

PTA事務局の連絡ツールとしてLINE公式をつくったら個人単位でなく、事務局アカウントとして使い続けることができる

今までは、「同じ学年の事務局×クラス委員」など、個別に繋がっていたので、毎年やり直し。だったのですが、LINE公式を活用することによって、担当者が事務局を退会した後でも、そのアカウントはスムースに引き継ぐことができます。

クラス替えで委員が変わったときや、卒業した方については、そのLINE公式をブロックすることで、一斉メッセージを受け取らない設定にできます。

事務局担当者の個人LINEは一切紐づかないので、今後、接点がなくなっても、【任期が終わったからブロックする】と言った、個人ではちょっとやりたくないなと思う操作を避けることができます。

 

 

LINE公式は誰でも開設できます

LINE公式の登録の流れ

  • PTA事務局専用のGmailを作る
  • そのGmailでLINE公式ビジネスアカウントの登録をする
  • 担当者のスマホにLINE公式のアプリをインストールする
  • LINE公式の表示名を設定する
  • 登録時の挨拶メッセージを設定する
  • アプリの通知・バッチの表示を確認する

誰が受け取るのか、しっかり伝える

LINEの利用はかなりメジャーになってきましたが、まだガラケーだったり、LINEを使っていなかったり、状況は様々です。

「一方的に登録してください。」とアナウンスするのではなく、連絡先交換が必要な方一人ひとりに声をかけて、初めての取り組みであることも踏まえ、登録する用途とメッセージを受け取るが誰なのか、しっかり伝えた方が、相手も安心するでしょう。

 

登録する人の不安

メッセージをしたら、事務局メンバー全員に見られるのかな?先生も見るもかな?

 

\最初に説明するとよいこと/

  • 「ユニ〇ロ」とか「ツ〇ハ」のLINE公式と同じシステム
  • 皆さんからメッセージを貰わないと、私(管理者)には相手はわかりません
  • 基本的に皆さんからの問い合わせ用として使うので「長」の方だけでもOK
  • 今年度メッセージを受け取るのは私です
  • 必要に応じて、今後の日程なども配信します
  • 他の方も登録していもOK
  • 今年度、任期が終わったらブロックしてOKです

など、丁寧に説明し、登録するしないは、相手の意思を尊重しましょう。

たけむ
今回の導入で私が一番、気を付けたことです。QRコードを印刷したプリントを持って、学年ごとのテーブルに説明して回りました。こちらが当たり前に使っているものを、相手も利用していると考えるのはNG。皆さん、快く登録してくれましたが、直接お願いしたことで、無理なことをさせてしまったかな?と言う不安もなく、結果的にたくさんの方が登録してくれました。

せっかくなので、積極的に活用していこうと思えるスタートになりました。

 

PTAとは、学校と保護者のことを指しますので、あくまでも【事務局】のLINE公式です。と言う認識で運用することも大切です。

 

\ビジネスアカウントについて/

LINE公式の開設方法は、2種類あります。

  • LINEアカウントで開設
  • ビジネスアカウントで開設

ビジネスアカウントを使うことで、次期の担当者に簡単にバトンタッチすることがきます。(開設時は黒いバナーから作成します。)

ビジネスアカウントにはメールアドレスが必要ですので、専用にフリーメールを作っておきましょう。迷惑メールフィルタも万能なのでGmailがおススメです。(例:××.pta@gmail.com)

LINE公式ページ

LINEアカウントでログインする方で開設すると個人のLINEと紐づくので、引き継ぐのは面倒です。

 

PTA活動は敬遠されがちな活動ですが、私は楽しく携わっています。

私個人としては、今回のLINEの件だけでなく、パソコンで作る資料も修正するもの、一新するもの様々ですが、私だけができる方法ではなく、引き継ぐメンバーが操作できること、しやすくなること。を一番に考えています。

仕事でも活動でも、パソコンでできることは少しの工夫で、やりやすくなり、環境が良くなり、関わる人の余計なストレスを軽減します。ぜひ、何かを楽にすることで、関わる人が増えるキッカケ作りにしてみてください。

詳しいLINE公式の開設方法や運用方法については、改めてまとめたいと思います。

 

PTA活動や団体活動が円滑にできる運用のご相談も承っております。全国オンラインで対応可能です☆お気軽にお問い合わせください。

 

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竹村真奈美

パソコンとパステル和アートインストラクターで、地方創生事業に参画しています。パソコン講師歴は15年。2015年からフリーランスで活動しています。

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