PTAの連絡ツールにLINE公式を導入するメリット3選と開設時に確認すること

2020年コロナ禍でのPTA活動、みなさんの学校ではどのように計画をしていますか？

3密を避けるために、参観日やクラス懇談、運動会に学習発表会など、校内の行事に留まらず、修学旅行などの外での活動も大幅調整。日程も、その方法も学校独自のアイディアも盛り込みながら、少しずつ方針が決まってきていますね。

令和２年、コロナによる初の休校措置で、PTA活動も同様、新型コロナウイルスに配慮しながらの活動になりました。私たちの学校では茶話会や懇親会は避け、密にならない「それ以外のこと」で活動することになりました。

活動中に困ることの1つが、事務局とクラス委員の連絡手段。

さらに、学校で保護者同士が会う機会が、ほとんどないのです。

• 参観日や懇談の実施が確実ではない
• 学校で集まることを、極力避ける

となると、ますます事務局と各クラス委員のコミュニケーションが取りにくくなるで、「PTA事務局のLINE公式」を作ることにしました。

普段、私たちが最新情報や割引クーポンをGETするために、登録している「ユ〇クロ」や「ツ〇ハ」のLINE公式のシステムです。一般的に、企業のアカウントは「認証済みアカウント」が多く、私たち個人で運用する場合は「未認証アカウント」を利用し、メールアドレスがあれば、誰でも開設することができます。

PTA事務局の連絡ツールとしてLINE公式をつくったら

LINE公式への登録は、基本的にクラスや部の「長」だけでもOKとしたのですが、想定より多くの方に登録していただきました。日程が早くわかるなど、利点を感じてくれてのことだと思います。

PTA事務局の連絡ツールとしてLINE公式をつくったら日程の連絡を、速報でお知らせできる

今年度は日程があいまい。

これまで年間予定として年度初めに周知していた委員会などのPTA活動の日程ですが、今年度は確定できない日程がある（決まっているものも変更の可能性も十分にある）ため、決まり次第お知らせすることになりました。

今は、働きながら委員を引き受けてくれる保護者の方も多く、働いていなくても、習い事の都合や下のお子さんの都合などがあり、日程は早く知れるに越したことがない。と言う保護者の方も少なくありません。

LINE公式を導入することにより、取り急ぎ日程の連絡ができ、出欠については後日お便りを配付する。と言う【速報システム】が可能になりました。

PTA事務局の連絡ツールとしてLINE公式をつくったら締切日も一斉アナウンスできる

最初は学年、部からの質問用にと思って導入したのですが、締切りのお知らせにも、活用できますね！

今年度は活動が少ないので、締切も少ないですが、今年度の運用次第で、来年度以降も継続していきたいと思います。

PTA事務局の連絡ツールとしてLINE公式をつくったら個人単位でなく、事務局アカウントとして使い続けることができる

今までは、「同じ学年の事務局×クラス委員」など、個別に繋がっていたので、毎年やり直し。だったのですが、LINE公式を活用することによって、担当者が事務局を退会した後でも、そのアカウントはスムースに引き継ぐことができます。

クラス替えで委員が変わったときや、卒業した方については、そのLINE公式をブロックすることで、一斉メッセージを受け取らない設定にできます。

事務局担当者の個人LINEは一切紐づかないので、今後、接点がなくなっても、【任期が終わったからブロックする】と言った、個人ではちょっとやりたくないなと思う操作を避けることができます。

2020年コロナ禍での活用事例

PTA事務局LINEを導入し、最初の１年が終わりました。

後半はコロナも落ち着き、ソーシャルディスタンスを保ちながら委員会を開催しましたが、そもそもの活動を自粛しているので、実施した活動は、委員個人で出来ることに留め、学年・学級単位での活動も少なく、「会う機会」はありませんでした。

会う機会がないので、連絡事項の伝達に役立ちました。

LINE公式は誰でも開設できます

LINEの利用はかなりメジャーになってきましたが、まだガラケーだったり、LINEを使っていなかったり、状況は様々です。

「一方的に登録してください。」とアナウンスするのではなく、連絡先交換が必要な方一人ひとりに声をかけて、初めての取り組みであることも踏まえ、登録する用途とメッセージを受け取るが誰なのか、しっかり伝えた方が、相手も安心するでしょう。

＼最初に説明するとよいこと／

• 「ユニ〇ロ」とか「ツ〇ハ」のLINE公式と同じシステム
• 皆さんからメッセージを貰わないと、私（管理者）には相手はわかりません
• 基本的に皆さんからの問い合わせ用として使うので「長」の方だけでもOK
• 今年度メッセージを受け取るのは私です
• 必要に応じて、今後の日程なども配信します
• 他の方も登録していもOK
• 今年度、任期が終わったらブロックしてOKです

など、丁寧に説明し、登録するしないは、相手の意思を尊重しましょう。

PTA活動はデジタル化すればいいってもんじゃない

PTA活動は敬遠されがちな活動ですが、私は楽しく携わっています。

PTA活動はデジタル化したら、参加しやすくなるというものではないと思っています。

無関心のままのデジタル化は無関心を加速させる

2021年度は、印刷物のPDF化を取り入れていきますが、無関心のままデジタル化を進めてはますます無関心の保護者が増えてしまう可能性もありますよね…お便りが配布されず活動が目に留まるタイミングも減り、メールも開封されない…どんどんと距離は広がるだけです。

保護者と対話する機会を増やせば、事務局も独りよがりで進んでいるのはなく、保護者の意見も考慮した方向に進んでいると自信を持つことができ、また対話から事務局の方向性を感じられるようになった保護者は少しずつPTA活動への理解と関心を深めていけるものだと考えています。

ファシリテーションのイメージで

グループ形式で座り「ご意見ありませんか？」では、発言しにくいし一人「賛成」ないし「反対意見」が出れば、それに同調しないといけないような空気になってしまいがち。

• 記述式の聞き取り
• はい・いいえでの回答

など、こちらの「意図」が伝わり、保護者の「温度感」が返ってくる方法を常に考え続けないといけないと思います。

コロナの影響で「グループ形式」での委員会が実施できなくなったのは、いいチャンスかも知れないですね。これからはお便りで一方的に伝えるだけでなく、各委員とラリーできる方法を検討し、ラリーの状況を委員以外の保護者にも伝えていくやり方で進めていきたいと思っています。

デジタル化は単なる事務局の負担軽減ツールです

デジタル化に関しては、今後デジタルが苦手なお母さんに引き継ぐことも念頭に、今回のLINEだけでなく、パソコンで作る資料の作成・配付も同様、引き継ぐメンバーが操作できること、しやすくなること。を一番に考える必要があります。

仕事でも活動でも、パソコンでできることは少しの工夫で、やりやすくなり、環境が良くなり、関わる人の余計なストレスを軽減します。ぜひ、何かを楽にすることで、関わる人が増えるキッカケ作りにしてみてください。

デジタル化については、PTA活動や団体活動が円滑にできる運用のご相談も承っております。全国オンラインで対応可能です☆お気軽にお問い合わせください。

【令和３年度】コロナ禍でも学びを止めないPTA活動

令和３年度、PTA会長を拝命し、【子どもたちが達成感を味わえること、個の活動でも繋がれること】を掲げて、グラウンドのコンクリート塀に、絵を描くプロジェクトを進めています。

コロナは本校のPTA活動について、前年度踏襲を断ち切る、大きなチャンスとなりました。