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【封筒のラベル印刷をやめよう】Wordの差し込み印刷ができない人は「段組み」で解決

2020年8月3日

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【封筒のラベル印刷をやめよう】Wordの差し込み印刷ができない人は「段組み」で解決

2020年8月3日

Wordの機能を使って、ハガキや封筒のラベルを作りたい。難しいですか?

難しいです。

 

お客さまへDMを送りたい。パソコンの勉強を始めると気になってくるのが「ラベル印刷」「年賀状などの宛名印刷」

ラベルや宛名の印刷はWordの「差し込み印刷」や「ハガキウィザード」と言う機能を使いますが、使用する住所録がExcelで作成するのが一般的な方法です。WordとExcelの両方の知識が必要なので、簡単ではありません。難しいです。

ラベル印刷は、なんだかラベルシールの枠の切込みと間隔が合わず、どちらかに寄ったり、詰まったりしてしまう…ハガキの宛名印刷は、住所の2行目が切れてしまったり、連名がうまく反映されなかったり…どちらもレイアウトのバランスをとるのが難しいです。

初心者から導入するのはハードルが高いので、件数が少ないときは「コピー」と「貼り付け」の技を磨いて「段組み」機能を使って、ササっと仕上げてしまいましょう。

段組み機能で効率を上げる

  • Excelからの住所録読み込みをしない
  • ラベルシートを枠なしの無地1枚ペラを使う
  • Wordの「段組み」機能でA4を無駄なく使う

 

ラベルシートは仕切りのないタイプを使います。自由にカットできます。

 

封筒とラベルシートの写真

 

Word【段組み】の手順

Wordの[レイアウト]タブにある「段組み」の機能を使って、A4用紙1枚に、2段に文字を配置して無駄なスペースが出ないようにします。

 

step
1
Wordの余白を設定する

Wordの余白を「狭い」に設定する

余白の設定方法

[レイアウト]タブ▶「余白」▶「狭い」をクリック

 

 

step
2
住所情報を入力する

画像は14件の住所を入力した状態で、A4用紙2枚になっています。住所の間は2行程度空いていると、カットしやすいです。

段組み操作1の画像

Excelから住所録を貼り付ける場合は、コピーと貼り付けのショートカットをマスターすると、ササっと手早く作成できます。

 

 

step
3
「段組み」を設定する

  1. 全体を範囲選択する
  2. [レイアウト]タブ▶「段組み」▶「2段」をクリック

段組み操作2の画像

 

▼2ページになっていた住所が1ページに収まりました

段組み操作3の画像

 

 

step
4
「段区切り」を設定する

2段目のはじまりが中途半端な場合は「段区切り」を設定して、調整します。

  1. 2段目の先頭したい部分をクリックする
  2. [レイアウト]タブ▶「区切り」▶「段区切り」をクリック

段組み操作4の画像

段区切りのショートカットキー

[Shift]+[Ctrl]+[Enter]

ショートカットキーは[Shift]+[Ctrl]を一緒に押してから、[Enter]を押します。3つのキーを同時に押す必要はありません。段の先頭が設定されたら、全部のキーを放してOK。

 

 

step
5
印刷してカットして完成!

差出人の住所もまとめて印刷しておくと便利です。

 

 

差し込み印刷でのエラー

差し込み印刷やラベル印刷で出るエラーはExcelに原因があることがほどんどです。

  1. 住所データが読み込んだ時と保存先が変わってしまった
  2. 住所データが共有フォルダにある
  3. 住所データがUSBにあった
  4. 住所データの郵便番号の形式が文字列になっていた
  5. 住所データの性と名の間にスペースがあったりなかったりする

などなど。

差し込み印刷をマスターするには、Excelの細かい知識も必要になります。

 

宛名が30件くらいであれば、Word機能のみで完成する「段組み」で対応した方が、面倒な微調整に時間を費やすよりもよっぽど早く仕上がります。50件以上の発送が多くなってくるようでしたら、「差し込み印刷」のマスターを視野に入れるとよいと思います。

 

まむさん
切込みのない無地のラベルシートは、子どもの名前シールにも役立ちます。サイズ調整もWordに入力する文字サイズで簡単に調整できます。無地のラベルシートを活用してみてください☆

 

 

  • コピーのショートカットキー:[Ctrl]+[C]
  • 貼り付けのショートカットキー:[Ctrl]+[V]

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竹村真奈美

パソコンとパステル和アートインストラクターで、地方創生事業に参画しています。パソコン講師歴は15年。2015年からフリーランスで活動しています。

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